ข้อมูลที่จะนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จะต้องมีคุณสมบัติ
พื้นฐานดังต่อไปนี้

1. ความถูกต้อง
     หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้ จะทำให้
เกิดผลเสียหายมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุ
ให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และมีโอกาส ผิดพลาดได้ การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
    การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบ สนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความ ต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้นและรายงาน ตามความต้องการของผู้ใช้

3. ความสมบูรณ์
    ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมและวิธีการทางปฏิบัติใน ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศ ต้องสำรวจและสอบถามความต้องการของ
ผู้ใช้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์เหมาะสม

4. ความชัดเจนกะทัดรัด      
     การจัดเก็บข้อมูลต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมาก จำเป็นต้องออกแบบ
โครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัด สื่อความหมายได้
        
5. ความสอดคล้อง
     ความต้องการเป็นเรื่องสำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความ
ต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือ ความกว้างของขอบเขตข้อมูล ที่สอดคล้องกับความต้องการ